Design événementiel
Design événementiel au Château Saint-Léger

Aujourd’hui, organiser un événement peut prendre des formes si différentes. La nature de la rencontre, le style de lieu, l’atmosphère recherchée, les attentes et besoins des participants, le message diffusé, l’émotion procurée : d’un événement à un autre, littéralement, tout peut changer.

Du côté de l’événementiel d’exception, la nécessité de répondre à un haut niveau d’exigences ne laisse d’autre choix aux organisateurs que celui de viser l’excellence, dans les moindres détails des préparatifs et de la coordination à la communication événementielle.

Or, dans une recherche constante d’harmonie entre la perception des participants et la réalité proposée, le design, sous toutes ses formes, se révèle comme un précieux outil dans le processus de création et d’organisation d’événements. Du design d’intérieur au design thinking, Keys Venue vous livre quelques conseils en matière de création d’expérience événementielle haut de gamme.

De l’esthétique événementielle au design d’expérience

Par-delà les apparences, le design peut intervenir à tous les niveaux de lecture d’un projet événementiel, dès sa conception, dans le choix de chacun des ingrédients qui le composent, et non uniquement en surface. Les meilleures agences événementielles cultivent ainsi ce souci du détail bien pensé autour des 5 sens des convives, afin de répondre aux plus hautes attentes des organisateurs et des invités, grâce à une approche complète du design d’expérience.

Design, architecture et décoration

À première vue, le design peut être directement appréhendé sur le plan esthétique dans l’organisation d’un événement. Par exemple, le choix d’un lieu atypique, dont l’architecture et la personnalité apportent du cachet, un supplément d’âme, contribue à la réussite de la rencontre.

En complément, une architecture d’intérieur soignée, une décoration raffinée, du mobilier parfaitement adapté aux besoins des invités, participent à la création des meilleures conditions pour les invités du jour. Chacune, chacun doit se sentir à son aise tout au long de l’événement.

Journée d’étude, séminaire de Direction, déjeuner ou dîner d’affaires, réception privée ou soirée d’entreprise, défilé de mode ou conférence de presse, lancement de produit ou séance de tournage : à chaque format de rencontre correspond un certain style  d’aménagement intérieur ou extérieur.

La dimension fonctionnelle de l’espace événementiel, l’ergonomie des choses, la fluidité de l’expérience et du parcours, doivent être sublimées par le bon goût, l’harmonie des couleurs et des matières, le trait d’esprit de l’esthète décorateur ou décoratrice. Dès les premiers pas dans la pièce, l’édifice, le jardin, l’effet visuel doit être au rendez-vous afin de procurer l’émotion recherchée, sans fausse note, ni excès.

Le design d’expérience

Le lieu de rassemblement peut être beau, et le rendez-vous prestigieux, mais la satisfaction des personnes conviées ne se décrète pas. Dans l’événementiel d’entreprise, l’événementiel privé ou l’événementiel de prestige, c’est en soignant l’expérience proposée dans chacun de vos projets événementiels que vous pourrez forger durablement votre réputation d’organisateur ou organisatrice.

Pour cela, l’esthétique visuelle ne suffit pas. Au cours d’un événement, la musicalité de l’univers sonore, la finesse des parfums, le confort des textures, le délice des saveurs, l’expertise des prestataires, la prévenance des intervenants, la qualité des activités au programme : rien n’est laissé au hasard, si ce n’est la liberté des convives de vivre le moment présent comme ils l’entendent.

En tant qu’organisateur d’événements, comment acquérir cette sagesse de philosophe des situations, ce savoir-faire de forgeron des rencontres ? Irremplaçable, l’expérience  s’acquiert avec le temps. Néanmoins, une chose est sûre : l’organisation événementielle doit partir d’une profonde compréhension des besoins et des envies, des rêves à réaliser de votre public.

En effet, il conviendra d’éviter un piège commun : l’illusion du génie créateur d’événements professionnels pour soi ou d’événements privés ex nihilo. Afin d’aiguiser votre sens du design d’expérience, la perception de vos convives doit être votre boussole. Pour cela, il existe une méthode redoutablement efficace : le design thinking.

Le design thinking, ou quand les participants et organisateurs deviennent co-créateurs

Le design thinking est une approche méthodologique captivante. Initialement développée dans le secteur de l’innovation technologique et dans la conception de nouveaux produits, elle s’est vite propagée dans de nombreux autres domaines, jusqu’à devenir un moteur d’innovation événementielle.

Devenue une thématique phare de l’événement d’entreprise depuis quelques décennies sous la forme de l’atelier de design thinking, cette méthode de conception à la fois intuitive, analytique et collaborative a permis à de nombreux organisateurs d’événements de repenser leur métier de manière plus agile et davantage centrée sur l’humain, au point de produire un changement de paradigme dans leur mode de création d’événements.

Organiser un atelier de design thinking

C’est sans doute par cette porte que cette technique de fabrication originale est entrée dans le monde de la production événementielle : les ateliers de design thinking. Entre la séance de brainstorming informelle, la réunion de travail hors-les-murs et l’atelier de création participatif, ce workshop a conquis les programmations événementielles dans l’univers des corporate events.

En une ou plusieurs séances, il s’agit d’appliquer une logique disruptive, d’expérimenter une autre manière de penser et de travailler ensemble, autour d’un objectif commun : créer un nouveau produit, repenser une offre de services, changer de stratégie, redéfinir un mode de collaboration, initier un projet innovant de recherche et développement, etc.

Animé par un intervenant formé et qualifié en la matière, cette activité à la fois ludique et studieuse peut être proposée à votre équipe ou vos participants au sein d’un événement tel qu’une journée d’étude, un cycle de conférences, un congrès, ou encore un séminaire de Direction, un séminaire résidentiel, organisé dans un autre lieu que vos locaux habituels afin de faciliter la prise de recul, la remise en question de l’existant, l’assimilation d’une nouvelle approche, la création d’une nouvelle dynamique.

Quel est le lieu idéal pour organiser votre atelier de design thinking ? En exclusivité, Keys Venue vous ouvre les portes du Château Saint-Léger, un somptueux édifice de style bourgeois du 19ème siècle entièrement rénové pour devenir l’un des plus élégants hôtels d’entreprises innovantes de France. Situé à moins d’une heure de Paris, au milieu d’un campus arboré de 7 hectares dédié à la recherche et à l’innovation, ce château connecté de 1600 m² abrite dans son immense verrière souterraine un centre de conférences tout équipé avec auditorium, espace de réception et salles de réunion. Les meilleures conditions y sont réunies pour faire naître de nouvelles idées et se rencontrer les acteurs clés du monde contemporain.

Le design thinking comme méthode d’innovation événementielle

Et c’est ainsi que, de fil en aiguille, l’organisateur soucieux de comprendre l’expérience vécue par les participants en vue de la rendre toujours plus agréable et pertinente pour eux, peut intégrer à son tour cette méthodologie innovante et collaborative dans le processus de conception même de ses événements.

Dans l’esprit du design thinking, les participants d’un événement en deviennent co-créateurs. Avec empathie et intelligence collective, les retours, témoignages, commentaires, suggestions, idées originales des invités sont pris en compte, étudiés et traduits dans une nouvelle proposition événementielle dès la conception de la prochaine rencontre professionnelle ou privée. Il peut s’agir de tester une nouvelle configuration, un nouveau genre de lieu, d’ajouter ou retirer telle ou telle prestation, activité, expérience.

Avec la sensation d’être entendus et impliqués dans la création de chaque nouvel événement, les invités en apprécient d’autant plus le moment présent, les choix d’espaces et de programmations, les petites attentions qui leur sont exclusivement réservées, le plaisir de partager à chaque fois une nouvelle expérience. Tel est sans doute l’un des secrets d’organisation des événements les plus distingués, plébiscités et porteurs de sens pour leurs publics singuliers.